Une fiche commerciale peut aider une équipe à préciser ce qu'elle recherche. Avant de reprendre une marque ou un modèle dans les spécifications d'un marché public, séparez les informations utiles à la réflexion des exigences destinées aux candidats. Si cette distinction reste floue, faites examiner la formulation avant de l'utiliser.
Une référence pour se renseigner n'est pas une prescription de consultation
Une marque ou un modèle repéré pendant une recherche interne peut servir de point de comparaison. Sa présence dans un document destiné aux candidats appelle cependant un examen particulier : la prescription doit décrire le besoin du marché, et non reprendre automatiquement la présentation d'un produit.
Une fiche commerciale rassemble des caractéristiques propres à un modèle. Certaines peuvent répondre au besoin, d'autres être sans rapport avec l'usage prévu. Les recopier sans vérifier leur utilité risque de transformer une recherche documentaire en description orientée vers un produit particulier.
Séparer le nom commercial des caractéristiques utiles
Commencez par décrire ce que les végétaux artificiels doivent apporter à l'espace concerné. Notez ensuite leur emplacement et les contraintes qui sont réellement nécessaires. Pour chaque caractéristique envisagée, cherchez le lien avec le besoin et demandez-vous comment elle sera comprise lors de l'examen des offres.
Une liste de travail peut aider à distinguer les éléments utiles de ceux repris d'une fiche produit :
- la fonction attendue dans l'espace concerné
- l'emplacement prévu
- les contraintes nécessaires à cet emplacement, si elles sont établies
- les caractéristiques qui décrivent le besoin et pourront être examinées
Si vous ne pouvez pas expliquer à quel besoin concret répond une caractéristique, signalez-la au service achats plutôt que de la conserver par habitude.
Référence de marque dans un marché public : les points à examiner au regard de R2111-7
L'article R2111-7 du Code de la commande publique encadre les références à une marque, à un modèle ou à d'autres éléments déterminés dans les spécifications techniques. Une référence appelle une vigilance particulière lorsqu'elle est susceptible de favoriser ou d'éliminer certains opérateurs économiques ou certains produits.
Le texte prévoit des situations distinctes à examiner. La référence peut être envisagée lorsqu'elle est justifiée par l'objet du marché. Une autre exception concerne le cas où il est impossible de décrire l'objet de façon suffisamment précise et intelligible autrement. Dans cette situation, la référence doit être accompagnée des termes « ou équivalent ».
Ces repères ne valident pas une formulation réelle. La justification et les termes envisagés doivent être soumis au service achats, qui pourra solliciter le service juridique selon le dossier.
Repérer une formulation susceptible de restreindre la consultation
Le risque ne vient pas seulement de la présence d'un nom de marque. Une description sans marque peut aussi orienter vers un produit déterminé si elle reprend des caractéristiques propres à celui-ci sans lien établi avec le besoin.
Il faut donc faire examiner si la formulation décrit les caractéristiques nécessaires ou si elle risque de favoriser ou d'écarter certains produits ou opérateurs. La réponse dépend des spécifications complètes et du marché concerné. Cet article ne permet pas de déclarer une référence particulière licite ou illicite.
Justifier une référence par l'objet du marché, sans confondre besoin et préférence
Si l'équipe pense qu'une référence est justifiée par l'objet du marché, elle doit pouvoir expliquer le lien entre cette référence et le besoin à satisfaire. Une préférence esthétique ne suffit pas, à elle seule, à établir une justification.
Transmettez au service achats la référence envisagée, les raisons de ce choix et la description du besoin. Demandez-lui d'examiner si ce lien justifie la formulation ou si le besoin peut être décrit autrement.
Impossibilité de décrire le besoin autrement et mention « ou équivalent »
Lorsque l'équipe estime ne pas pouvoir décrire l'objet du marché de façon suffisamment précise et intelligible sans référence, elle doit faire examiner cette difficulté. Dans cette exception, la mention « ou équivalent » accompagne la référence. Elle ne régularise pas automatiquement une prescription injustifiée et ne dispense pas d'examiner la formulation.
La mention ne permet pas non plus de conclure qu'un produit est équivalent à partir d'une photo. L'appréciation doit se faire au regard des exigences de la consultation et de la méthode prévue pour examiner les offres, après relecture par les services compétents.
Décrire le besoin sans recopier la fiche d'un modèle
Une description utile part de ce que l'acheteur attend, puis retient les caractéristiques nécessaires pour exprimer et examiner ce besoin. Elle ne consiste ni à reprendre toute une fiche commerciale, ni à supprimer les précisions qui sont réellement pertinentes.
Avant de conserver une exigence, vérifiez si elle répond à un besoin concret, si elle est nécessaire pour l'emplacement ou l'usage prévu, et si sa formulation est compréhensible pour les candidats. Faites aussi examiner la façon dont elle sera appréciée. Ces repères servent à préparer une relecture, pas à rédiger un CCTP prêt à signer.
Fonction attendue, emplacement et contraintes nécessaires
Décrivez d'abord la fonction attendue des végétaux dans l'espace prévu. Ajoutez ensuite les contraintes liées à cet emplacement lorsqu'elles correspondent à un besoin établi. Écartez les détails simplement parce qu'ils figurent sur la fiche du modèle repéré.
Si vous ne pouvez pas expliquer l'utilité d'une caractéristique ou la manière dont elle sera examinée, demandez au service achats de la relire avant de l'inscrire dans la consultation.
Norme, performance et exigence fonctionnelle : trois modes de description
Une exigence fonctionnelle décrit ce que l'équipement doit permettre de faire. Une performance exprime un niveau attendu. Une norme renvoie à un référentiel de spécification. Ces approches ne sont pas interchangeables : le choix des termes doit correspondre au besoin et à la manière dont les offres seront examinées.
Ne présumez pas qu'une norme particulière s'applique aux végétaux artificiels. Les règles relatives aux spécifications techniques, notamment les articles R2111-8 à R2111-11 du Code de la commande publique, sont à vérifier pour le dossier concerné. Ce guide ne couvre pas toutes les obligations liées à la passation d'un marché public.
Deux situations fictives à discuter avec le service achats
Les exemples suivants sont fictifs. Ils aident à préparer des questions, sans trancher la licéité d'une prescription ni fournir de clauses à reprendre dans un marché.
Une marque reprise par facilité
Une équipe a repéré une plante artificielle dont l'apparence lui convient et envisage d'inscrire la marque ou le modèle dans la consultation. Elle peut d'abord décrire la fonction attendue dans l'espace concerné, puis identifier les caractéristiques nécessaires à cet usage, sans partir du nom commercial.
La description et la référence envisagées peuvent ensuite être transmises au service achats pour relecture. Remplacer le nom d'une marque par une description qui en reprend toutes les particularités ne démontre pas, à lui seul, que le besoin est correctement décrit.
Une référence qui semble indispensable
Dans une autre situation fictive, l'équipe estime ne pas parvenir à décrire le besoin de façon suffisamment précise et intelligible sans référence. Elle peut transmettre au service achats la formulation envisagée et les raisons de cette difficulté, afin que les services compétents examinent le cas.
L'équipe ne doit pas conclure elle-même que la référence est autorisée ni déclarer une offre équivalente à partir d'une photographie. La justification et la rédaction doivent être examinées au regard du marché concerné.
Faire relire la prescription et la méthode d'appréciation avant la consultation
Avant d'utiliser les spécifications, transmettez au service achats la description du besoin, les références envisagées et les raisons qui les motivent. Demandez aussi une relecture de la manière dont les offres seront appréciées. Une relecture juridique peut être nécessaire selon le dossier.
Pour un marché public de végétaux artificiels, partez donc du besoin réel plutôt que d'un modèle. Distinguez les motifs d'exception prévus par R2111-7 et ne traitez pas « ou équivalent » comme une régularisation automatique. Si la justification ou la formulation reste incertaine, différez son utilisation et demandez l'avis des services compétents. Ces repères généraux ne remplacent pas l'examen du marché concerné.
